A Matriz RACI auxilia na gestão de projetos de uma empresa ou agência. Ela permite distribuir de forma clara as tarefas de cada colaborador envolvido em um serviço.
Quando sua empresa fecha um contrato de marketing digital com um novo cliente, há um misto de euforia, animação e preocupação?
Em geral, é comum sentirmos a empolgação de um novo desafio mesclada com o peso da responsabilidade de colocar um novo projeto no ar — e a Matriz RACI chega como uma ferramenta que pode ajudar a reduzir tal peso.
Gerir novos ou grandes projetos pode ser comparado ao trabalho em uma orquestra: músicos e instrumentistas têm habilidades diferentes e tocam instrumentos e até mesmo ritmos distintos, cabendo ao maestro cuidar para que o resultado final seja uma performance de tirar o fôlego da audiência.
Na analogia, a audiência é o cliente e os músicos são os diversos colaboradores responsáveis pelo projeto. A Matriz RACI é a ferramenta desenvolvida para auxiliar o maestro na coordenação de tudo, e atua em conjunto com outras soluções, como um bom CRM e ferramenta de gestão de projetos.
Neste conteúdo, explicaremos melhor como funciona essa matriz, o significado de cada letra da sigla e daremos um exemplo de como criá-la para a sua agência ou empresa. Continue conosco!
O que é uma matriz de responsabilidades?
Uma matriz é uma apresentação organizada de dados, normalmente feita por meio de tabela, que permite melhor compreender e cruzar informações sobre determinado assunto.
Nesse sentido, a matriz de responsabilidades consiste na agregação de informações sobre um projeto que permite identificar o papel de cada pessoa dentro da demanda.
O que é Matriz RACI?
A Matriz Raci é uma ferramenta de gestão de projetos e processos que permite especificar as funções e responsabilidades de colaboradores em uma empresa.
O objetivo é assegurar uma melhor comunicação e fluxo de trabalho por toda a companhia, evitando gaps de informação entre setores diversos e reduzindo as falhas ao final de um projeto.
O que significa RACI?
As quatro letras da Matriz RACI se referem a diferentes papéis dentro de uma corporação. São eles:
- Responsável (responsible);
- Aprovador (accountable);
- Consultado ou Consultor (consultant);
- Informado (informed).
Responsável (Responsible)
O R se refere àquele que tem a responsabilidade pela tarefa ou entregável. Em geral, essa mesma pessoa é quem desenvolve e implementa a tarefa, como no caso de desenvolvedores, programadores e analistas.
Aprovador (Accountable)
Os aprovadores são pessoas a quem incumbem tarefas gerenciais e de liderança. Heads de times, gestores, diretores e coordenadores entram nessa categoria, pessoas responsáveis por garantir que o serviço esteja completo e adequado.
Em geral, eles atuam em um âmbito mais gerencial e pouco operacional.
Consultado ou Consultor (Consulted)
Os consultados são, como o nome diz, consultores. São profissionais que emitem pareceres e passam diretrizes de segurança, compliance e mesmo opiniões técnicas. Advogados do setor de compliance podem se encaixar nessa categoria.
Informado (Informed)
Por fim, os informados são pessoas que você precisa manter a par de tudo o que ocorre na empresa. Não necessariamente elas prestarão consultoria, mas precisam ter ciência das comunicações e progresso de projetos.
Eles precisam de um panorama geral para entender como a tarefa pode afetá-los, mas não precisam dos detalhes.
Um exemplo é um profissional do time de vendas em relação a um do time de marketing. O profissional de vendas pode ser considerado um informado em relação ao de marketing, no sentido de que precisa saber o panorama das ações de marketing que estão levando clientes, mas não precisa dos detalhes para conseguir fechar uma venda.
Quais as variações da matriz RACI?
A variação mais comum da Matriz RACI é a RASCI. Nela, acrescenta-se o colaborador com papel de suporte, alguém que auxilia na implementação de uma tarefa.
Além dela, outras variações conhecidas são:
- PACSI: entra a figura do Performador, que faz basicamente o mesmo que o Responsável, a do Controlador, que atua na função de revisar o entregável, e a de alguém que dá sugestões, função similar à do Consultor;
- RACIQ: nessa matriz temos a figura de um profissional responsável por garantir a qualidade da entrega;
- DACI: aqui, temos, de diferente, a presença do Driver, ou Dirigente, que direciona os demais membros do projeto, o Aprovador e o Contribuidor. As funções dos dois últimos são similares às do Responsável e do Aprovador.
A verdade é que a variação deve ser considerada para se encaixar melhor as nuances de sua agência, mas a Matriz RACI, em sua forma pura, já é excelente como ponto de partida para organizar as funções de cada colaborador.
Para que serve a Matriz RACI?
Como explicamos, a Matriz RACI permite definir exatamente quais as funções de cada pessoa envolvida em um serviço. Ela ajuda organizações a dividir melhor as tarefas de projetos com muita complexidade ou que contam com muitos entregáveis.
Assim, o gestor da demanda consegue identificar a quem procurar em caso de eventuais problemas e dúvidas, bem como manter maior controle sobre o progresso geral e detalhado das tarefas.
Quais os benefícios da Matriz RACI?
A matriz de responsabilidade permite clarificar os papéis de cada membro de uma equipe. Isso contribui para eliminar falhas de comunicação e mitigar riscos de erros.
Nesse sentido, outras grandes vantagens são:
- Reduz a confusão entre os membros de um time;
- Facilita o acompanhamento do progresso de um projeto;
- Ajuda a identificar os responsáveis por eventuais gargalos;
- Possibilita a indicação do profissional certo para sanar dúvidas em relação a cada entregável;
- Garante transições mais fáceis entre fases do projeto.
Como cada colaborador sabe exatamente a própria função, consegue executá-la com mais precisão e sem tantas dúvidas ou impedimentos. Caso haja alguma tarefa pendente, também fica mais fácil para o gestor do projeto ir atrás da pessoa certa para entregá-la.
Como criar uma Matriz RACI?
Para criar uma matriz RACI, comece fazendo uma tabela. Na primeira linha, em cada coluna, anote cada cargo envolvido no projeto a ser desenvolvido. Já em cada linha da primeira coluna, registre cada tarefa a ser entregue para a conclusão do projeto.
Vamos supor que você é uma agência de marketing digital e recebeu um novo cliente. É hora de definir internamente as etapas para entregar a ele uma auditoria e plano de ação, bem como as execuções iniciais.
Atenção: sabemos que um planejamento efetivo de marketing é mais complexo do que o que apresentaremos no exemplo, que serve para fins ilustrativos.
Defina os envolvidos no projeto e as principais tarefas iniciais
Mapeie cada cargo e função envolvidos em um novo projeto. Isso pode variar conforme o escopo: o cliente não contratou tráfego pago? Então não há motivos para envolver seu gestor de tráfego.
Por outro lado, se o serviço de gestão de redes sociais está no contrato, o social media se torna imprescindível.
Liste as tarefas
Defina cada tarefa necessária para chegar ao primeiro entregável ao cliente. Você combinou de entregar um relatório após o primeiro mês?
Então registre tudo que deverá ser relatado: cada ponto deve ser uma tarefa a parte que será delegada ao profissional adequado.
Identifique o nível de responsabilidade de cada colaborador
Depois, identifique o nível de responsabilidade de cada colaborador perante cada entregável. Em alguns casos, eles podem ser apenas informados, porque precisam ter ciência do andamento sem, de fato, atuar na task. Em outros, atuam diretamente na parte operacional.
Nesse caso, suponha que cabe ao analista de marketing definir a estratégia de comunicação e depois delegar aos demais profissionais suas tarefas. Ele entrará como o responsável por executar a definição de posicionamento de mercado e persona e pela criação de um plano de marketing.
Já a criação de site otimizado ficará apenas sob sua supervisão como aprovador, pois a execução caberá ao desenvolvedor, com orientação do analista de SEO.
Finalize e verifique as entregas
Quando tudo for finalizado, é hora de verificar cada entrega, identificar gargalos, falhas e pontos a melhorar. Isso permite entender as áreas da matriz que devem ser aperfeiçoadas e aquelas que funcionaram perfeitamente.
Ajuste-a para as próximas etapas do projeto e utilize a versão otimizada quando entrar um novo cliente.
Com a matriz RACI, você consegue acompanhar de perto a performance e o desenvolvimento dos projetos de cada cliente da sua agência.
Mas sabemos que isso não é suficiente para garantir uma boa carteira de clientes. Por isso, veja como traçar uma estratégia completa de Marketing de Conteúdo!