Chatbot e
multi-atendimento para Whatsapp

O recurso Atendentes é o painel central para gerenciar todos os usuários que interagem com o cliente e utilizam a plataforma. É aqui que você define quem são os operadores, administradores e demais perfis com acesso ao sistema e às conexões de WhatsApp integradas.

👥 Visão Geral dos Atendentes

Na tela principal, você encontra uma lista completa com todas as pessoas cadastradas. As informações visíveis incluem:

• Nome, Função e E-mail: Identificação básica do colaborador.

• Conexão Padrão: O número de WhatsApp principal ao qual ele está vinculado.

• Horário de Trabalho: O período em que o atendente está ativo.

Há também um campo de busca para localizar rapidamente qualquer membro da equipe.

⚙️ Configurações e Permissões Detalhadas

Ao editar um atendente, o administrador pode configurar o acesso e as preferências de trabalho para garantir a segurança e a funcionalidade do ambiente:

• Perfil de Acesso: Defina o nível de permissão (ex: Atendente ou Administrador), controlando o que o usuário pode visualizar e modificar no sistema.

• Preferências da Plataforma: Ajuste o idioma e a exibição de elementos visuais, como o menu lateral.

• Visualização de Contatos: Habilite ou restrinja o acesso do atendente à lista completa de contatos.

• Conexão Padrão: Vincule o atendente a um número específico do WhatsApp integrado.

• Setores de Atuação: Especifique em quais filas de atendimento (setores) ele poderá responder e quais mensagens receberá.

• Horário de Trabalho: Defina o período de atuação, essencial para organizar o fluxo de mensagens e gerar relatórios precisos.

💡 Benefícios e Integração

Essa organização garante que cada colaborador tenha acesso apenas ao que é necessário, mantendo a operação segura, focada e eficiente.

Além disso, é possível integrar os dados dos atendentes com sistemas externos via API, abrindo possibilidades para:

• Controle automático de disponibilidade.

• Relatórios detalhados de produtividade.

• Integração direta com CRMs (Customer Relationship Management).

Exemplo Prático:

Uma empresa pode cadastrar atendentes específicos para cada setor (Suporte, Financeiro e Vendas). Ao definir que cada um atue apenas em seu horário e no seu canal designado, o cliente é sempre direcionado ao profissional mais qualificado, no momento em que ele está disponível.

O Wasap conta com Chatbot integrado a um Criador Visual muito fácil de utilizar e configurar permite criar fluxos inteligentes e totalmente personalizáveis para automatizar o atendimento e otimizar a experiência dos clientes.

Com uma interface visual intuitiva, o editor utiliza blocos (nós) conectados entre si, representando cada etapa da conversa. Cada nó pode conter mensagens, perguntas, condições, ações automáticas e transferências para atendentes humanos.

No painel lateral, estão disponíveis diferentes tipos de nós que podem ser adicionados ao fluxo, como:

• Mensagem — envia textos automáticos de boas-vindas, respostas ou instruções.

• Multimídia — envia imagens, vídeos, áudios ou documentos.

• Mensagem com Resposta — solicita uma informação ao cliente e armazena a resposta em uma variável.

• Menu de Opções — cria listas de escolhas para navegação entre setores ou serviços.

• Gemini AI — integra a Inteligência Artificial para interpretar mensagens, confirmar agendamentos ou validar informações.

• Atribuir/Remover Variável ou Tag — define parâmetros internos usados em automações e segmentações.

• Horário Condicional — verifica horários de funcionamento e direciona o cliente para mensagens automáticas fora do expediente.

• Nota Interna — adiciona informações visíveis apenas para atendentes.

• Transferir — envia o atendimento para um setor ou atendente humano.

• Fim do Fluxo — encerra o chatbot, liberando o ticket para continuidade manual.

Cada fluxo é totalmente personalizável e pode ser criado, salvo, exportado ou importado conforme a necessidade da empresa. Isso permite a criação de chatbots para diferentes setores, como Suporte, Financeiro, Comercial ou Agendamentos.

O recurso Conexões é o seu painel de controle para todos os números de WhatsApp integrados ao sistema. Ele permite centralizar e gerenciar diferentes contas (pessoais, empresariais ou de atendimento) em uma única plataforma, tornando a comunicação mais organizada e eficiente.

📱 O que são as Conexões?

Cada Conexão representa um número de WhatsApp ativo que pode ser utilizado por diversos setores, para campanhas específicas ou diferentes fluxos de atendimento.

Na tela principal, o administrador tem uma visão completa, podendo visualizar:

• O status da sessão de cada número.

• A data da última atualização.

• O número vinculado e seu nome personalizado.

⚙️ Configurações Detalhadas da Conexão

Ao editar uma Conexão, você personaliza o funcionamento do canal:

• Nome Identificador: Atribua um nome claro para o canal (ex: "Atendimento Comercial", "Suporte Técnico").

• Cor de Identificação: Defina uma cor para rápida visualização e distinção no painel.

• Conexão Padrão: Escolha este número como o principal para ser usado quando houver múltiplos canais disponíveis.

• Envio de Horário dos Setores: Ative esta opção para que o bot informe automaticamente os horários de atendimento dos setores configurados.

• Mensagens Automáticas: Configure mensagens essenciais, como a de saudação ("Olá, com qual setor você gostaria de se conectar?") e a de encerramento do atendimento.

🔗 Integrando Setores e Canais

É possível vincular setores específicos a cada conexão. Isso significa que um mesmo ambiente pode ter:

• Uma Conexão para o Comercial.

• Outra Conexão para o Financeiro.

• E uma terceira para o Suporte.

Essa segmentação garante que o cliente seja direcionado corretamente desde o primeiro contato, mantendo as equipes separadas e focadas.

💡 Flexibilidade e Automação via API

Os dados de todas as Conexões são acessíveis via API. Isso abre a porta para integrações externas e o desenvolvimento de automações personalizadas, utilizando o domínio do seu painel e o endpoint da API.

Exemplo Prático:

Uma empresa pode configurar um número de WhatsApp exclusivo para o suporte técnico e outro para o setor comercial. Ambos os números estão conectados ao mesmo painel do sistema. Com isso, cada equipe trabalha com seu canal dedicado, mas o gestor centraliza a visualização e a gestão de todos os atendimentos em um só lugar.

Garanta que cada cliente seja direcionado ao time certo e receba um atendimento mais rápido e profissional. O recurso Setores permite que você estruture sua operação de forma inteligente, segmentando seu atendimento por áreas e definindo regras específicas para cada uma delas.

🏢 O que você pode fazer com Setores

O módulo oferece diversas ferramentas para personalizar a forma como seus times trabalham e se comunicam:

• Criação e Personalização de Setores: Nomeie cada setor de acordo com sua função (ex: Comercial, Suporte Técnico, Financeiro) para manter sua organização clara e intuitiva.

• Cores de Identificação: Atribua uma cor exclusiva a cada setor. Isso facilita a visualização e a rápida identificação das mensagens e tickets no painel.

• Mensagens Automáticas: Configure mensagens de saudação e ausência específicas. Garanta que o cliente receba uma comunicação imediata e personalizada, informando sobre o tempo de espera ou direcionando-o corretamente.

• Horários de Atendimento: Defina os períodos de abertura e fechamento para cada setor. Assim, você assegura que o cliente sempre receberá a resposta adequada, mesmo fora do expediente.

• Gerenciamento de Prioridades: Determine a ordem de exibição e de atendimento dos setores. Use uma escala (onde 1 é a menor e 99 é a maior prioridade) para destacar os setores mais importantes.

💡 Os Benefícios Imediatos

Ao implementar os Setores, sua operação alcança resultados significativos:

• Estruturação da Equipe: Organize seu time por áreas de atuação.

• Melhor Distribuição: Garanta que as mensagens e tickets cheguem diretamente ao especialista.

• Comunicação Automatizada: Automatize respostas e o direcionamento conforme os horários definidos.

• Agilidade Visual: Facilite o reconhecimento visual e a gestão do painel com as cores personalizadas.

Com o módulo Setores, sua operação ganha clareza, agilidade e eficiência, resultando em um atendimento mais organizado, dinâmico e, acima de tudo, profissional.

O Dashboard é a sua tela inicial e o centro de controle da plataforma. Ele foi projetado para oferecer uma visão clara e organizada do seu atendimento, permitindo que você gerencie todas as conversas e a produtividade da equipe em um só lugar.

💬 Painel de Tickets: Gerenciamento de Conversas

O painel de Tickets é o seu fluxo de trabalho principal. Nele, você visualiza todas as interações e consegue gerenciar o status de cada conversa de forma rápida e eficiente:

• Abas de Status:

  • Ativos: Conversas que estão em andamento ou aguardando resposta do atendente.

  • Aguardando: Tickets que estão em espera, normalmente aguardando uma resposta ou ação do cliente.

  • Encerrados: Histórico de todos os atendimentos finalizados.

• Filtros Inteligentes: Utilize os filtros Setores e Tags para encontrar rapidamente a conversa que você precisa, organizando os tickets por área de atuação ou assunto.

• Contatos e Setores: Cada ticket exibe informações cruciais, como o nome do contato, a conexão de WhatsApp utilizada (identificada pela cor do setor), e a hora da última mensagem.

⚙️ Funções Essenciais do Menu Lateral

O menu de navegação à esquerda concentra todas as ferramentas administrativas e operacionais, garantindo que você tenha controle total sobre a plataforma:

O menu Ajustes permite que você personalize o funcionamento do sistema conforme as necessidades específicas da sua operação. Através dele, é possível definir o comportamento de tickets, mensagens e automações, garantindo maior controle, produtividade e padronização no seu atendimento.

🧩 Principais Funções de Configuração

Tenha controle granular sobre como o sistema lida com o fluxo de trabalho:

• Tickets Sem Setor Visíveis para Todos: Promova a transparência e o trabalho em equipe, permitindo que todos os atendentes visualizem os tickets que ainda não foram atribuídos a um setor.

• Lembrete de Mensagens Não Lidas: Assegure que nenhuma conversa seja esquecida, mantendo sua taxa de resposta sempre alta.

• Ignorar Mensagens de Grupos: Mantenha o foco no atendimento individual ao cliente, desativando a importação de mensagens enviadas em grupos.

• Respostas Rápidas: Habilite o uso de mensagens prontas (com suporte a variáveis e mídias) para otimizar o tempo de resposta da equipe.

• Mensagem Automática para Chamadas: Configure uma resposta automática a ser enviada sempre que o sistema receber uma ligação, orientando o cliente para o canal de atendimento correto.

• Encerramento Automático por Inatividade: Defina o tempo máximo para que tickets inativos sejam finalizados automaticamente, mantendo a fila de atendimento sempre limpa e atualizada.

• Forçar Assinatura em Mensagens: Adicione automaticamente o nome ou o setor do atendente ao final de cada mensagem enviada, padronizando a comunicação.

• Ordenação dos Tickets: Escolha a forma de exibição dos tickets (crescente ou decrescente), priorizando os mais urgentes ou os mais recentes.

🕐 Configurações Adicionais de Tempo

Ajuste os parâmetros de tempo para otimizar o fluxo de tickets:

• Intervalo para Novo Ticket: Defina o tempo necessário após a última interação para que uma nova mensagem crie um novo ticket.

• Fechamento Automático: Configure o período para o fechamento automático de conversas inativas, ajustando-o à sua demanda operacional.

💡 Dica de Otimização

Revise periodicamente suas configurações no menu Ajustes. Isso garante que o atendimento se mantenha ágil, organizado e perfeitamente alinhado com o ritmo e as necessidades evolutivas da sua equipe.

O recurso de Agendamento de Mensagens permite que você programe textos, mídias e notificações para serem enviados automaticamente em uma data e hora específicas. Com isso, você automatiza seus envios, garantindo que a comunicação aconteça no tempo certo, com máxima organização e eficiência.

📅 Funções Essenciais de Agendamento

Tenha controle total sobre suas comunicações futuras:

• Agende Mensagens Personalizadas: Defina o conteúdo exato, selecione o contato de destino e determine o momento preciso para o envio.

• Adicione Mídias e Arquivos: Envie imagens, vídeos, PDFs e outros anexos junto com sua mensagem programada.

• Selecione Conexões e Setores: Escolha o número de WhatsApp (conexão) e a equipe (setor) de onde a mensagem será enviada.

• Gerencie Seus Envios: Visualize facilmente seus Próximos Envios e consulte o Histórico de Mensagens completo. Você também pode editar qualquer agendamento antes da data marcada.

🔔 Benefícios da Automação

Ao agendar suas mensagens, você otimiza o fluxo de trabalho e aprimora a experiência do cliente:

• Automação de Comunicações: Programe lembretes, campanhas de marketing, comunicados e follow-ups.

• Comunicação Contínua: Garanta que informações importantes sejam enviadas mesmo fora do horário de expediente da sua equipe.

• Histórico Organizado: Mantenha um registro completo e organizado por atendente e setor responsável pelo envio.

• Redução de Falhas: Diminua drasticamente as falhas e os atrasos no envio de mensagens importantes.

Com o Agendamento de Mensagens, sua comunicação está sempre precisa e pontual.

A API do WaSap permite que você integre seu sistema interno, chatbot, CRM ou qualquer aplicação ao WhatsApp. Isso possibilita a automação de processos e a otimização da comunicação, permitindo o envio de mensagens de texto, mídias, notificações automáticas, lembretes e atualizações diretamente pelo seu número conectado.

⚙️ Métodos de Envio Disponíveis

Utilizando a URL padrão (https://exemploapi.wasap.com.br/api/messages/send), você pode realizar dois tipos principais de envio:

1. Envio de Mensagens de Texto

   • Ideal para: Comunicações rápidas e automáticas, como confirmações, alertas e respostas instantâneas.

   • Exemplos de Uso:

     • Notificações de confirmação de pedido.

     • Avisos sobre atendimentos marcados.

     • Mensagens de boas-vindas ou suporte automático.

     • Comunicações internas entre atendentes e setores.

2. Envio de Mensagens com Mídia

   • Ideal para: Compartilhar arquivos e mídias, incluindo imagens, vídeos, documentos, PDFs e áudios.

   • Exemplos de Uso:

     • Compartilhar catálogos e imagens de produtos.

     • Enviar boletos, contratos ou orçamentos em PDF.

     • Encaminhar vídeos de demonstração ou manuais explicativos.

📋 Requisitos Essenciais para o Uso

Para utilizar a API com sucesso, siga as seguintes regras:

• Chave de API: Ter uma Chave de API válida, obtida na aba "Chave da API" do painel.

• Formato do Número: O número de envio deve seguir o padrão 55 + DDD + número, sem espaços, traços ou parênteses.

• Conexão Ativa: Ter uma conexão ativa no painel principal do WaSap.

🔄 Integrações e Aplicações Práticas

A API pode ser conectada a praticamente qualquer sistema, incluindo ERPs, CRMs, plataformas de e-commerce e sistemas de chamados. Essa flexibilidade permite:

🧰 Boas Práticas de Integração

Para garantir a qualidade e a segurança da sua comunicação, siga estas dicas:

• Envie mensagens sempre com propósito claro e consentimento do cliente.

• Utilize variáveis dinâmicas (como nome e número do pedido) para tornar o contato mais humano.

• Evite disparos em massa sem segmentação adequada.

• Monitore periodicamente os envios e as respostas.

💡 Dica Extra para Desenvolvedores

Você pode testar o envio de mensagens e mídias diretamente dentro do painel, na aba Guia da API (https://exemplo.wasap.com.br). Essa área permite preencher o número, o corpo da mensagem e anexar mídias para testes e validações rápidas.

Tenha total controle sobre sua base de contatos de forma prática e eficiente. Este recurso permite que você importe, exporte e gerencie seus contatos diretamente pelo sistema, garantindo agilidade, padronização e consistência em todos os seus cadastros.

📋 Funções Essenciais de Gerenciamento

O módulo oferece todas as ferramentas que você precisa para manipular sua base de dados:

• Importe Contatos do Dispositivo: Traga automaticamente os contatos que estão salvos em seu celular ou computador.

• Importe Contatos via Planilha: Adicione um grande volume de contatos de uma só vez usando um arquivo CSV ou XLSX.

• Exporte Contatos para Planilha: Gere uma planilha completa com todos os seus contatos, ideal para backups, relatórios ou migrações.

• Exclua Todos os Contatos: Limpe sua lista de contatos de forma rápida e segura quando for necessário.

🔠 Organização Inteligente

• Visualização Ordenada: Todos os contatos são exibidos em ordem alfabética (A–Z e 0–9), facilitando a localização e o gerenciamento rápido de qualquer informação.

💡 Benefícios para Sua Operação

Ao gerenciar sua base de contatos de forma centralizada, você garante:

• Padronização e Atualização: Mantenha sua base de contatos sempre com dados consistentes e atualizados.

• Agilidade em Massa: Facilite as importações e exportações em grandes volumes.

• Integridade dos Dados: Evite duplicidades e garanta a qualidade das informações.

• Busca Eficiente: Localize qualquer contato com rapidez para iniciar ou retomar um atendimento.

Otimize seu atendimento com mensagens prontas que são personalizáveis e inteligentes!

Este recurso permite que você crie Respostas Rápidas que podem incluir não só textos, mas também imagens, vídeos, documentos e links. O diferencial está no uso de variáveis dinâmicas que se adaptam automaticamente a cada conversa, tornando a comunicação instantaneamente humana e profissional.

✨ Personalização com Variáveis Dinâmicas

Insira automaticamente dados específicos da conversa ou do cliente em suas mensagens prontas. As variáveis disponíveis incluem:

• Informações do Cliente/Atendimento: {{Nome}}, {{Protocolo}}, {{TicketID}}

• Informações da Equipe/Sistema: {{Atendente}}, {{Setor}}, {{Conexão}}

• Informações de Tempo: {{Saudação}}, {{Data}}, {{Hora}}

💡 Benefícios para a Sua Equipe

O uso estratégico de Respostas Rápidas é ideal para:

• Padronizar Comunicações: Garanta que a equipe utilize sempre a mesma linguagem e os mesmos procedimentos informativos.

• Acelerar o Atendimento: Reduza drasticamente o tempo de resposta, eliminando a necessidade de digitar informações repetitivas.

• Garantir Profissionalismo: Envie mensagens completas, personalizadas e sem erros.

• Agilizar Envio de Mídias: Compartilhe catálogos, manuais ou documentos informativos com um clique.

Com as Respostas Rápidas com Mídias e Variáveis, sua equipe economiza tempo e oferece um atendimento mais humano, eficiente e consistente.

O sistema utiliza a tecnologia baseada no WhatsApp Web para integrar o seu número de telefone à plataforma, usando a biblioteca whatsapp-web.js ou uma tecnologia similar.

O processo é simples e seguro, e permite que o sistema gerencie as mensagens do seu WhatsApp em um ambiente multiusuário.

1. O Processo de Conexão

A integração do seu número de WhatsApp com a plataforma ocorre através de uma sequência de passos que simulam o login no WhatsApp Web:

1. Geração do QR Code: Ao criar uma nova Conexão no sistema, ele gera um QR Code único. Esse código é uma representação criptografada da sua sessão no WhatsApp Web.

2. Leitura e Sincronização: Você deve abrir o aplicativo WhatsApp no seu celular, ir em Aparelhos Conectados e escanear o QR Code exibido na tela do sistema.

3. Estabelecimento da Sessão: Ao escanear o código, seu telefone autoriza o sistema a acessar suas mensagens. O sistema (através da biblioteca, como whatsapp-web.js) armazena as informações da sessão (o "token") de forma segura.

4. Conexão Ativa: A partir desse momento, o sistema está conectado ao seu número. Todas as mensagens enviadas e recebidas pelo seu WhatsApp são espelhadas e gerenciadas pela plataforma, permitindo que múltiplos atendentes respondam e organizem os tickets.

2. O Papel do whatsapp-web.js (ou Similares)

A biblioteca whatsapp-web.js é uma ferramenta baseada em Node.js que automatiza o processo do WhatsApp Web.

• Emulação: Ela não é uma API oficial do WhatsApp, mas sim uma tecnologia que atua como um "navegador" invisível. Ela abre o WhatsApp Web em segundo plano e manipula as mensagens.

• Gerenciamento da Sessão: A biblioteca mantém a sessão ativa (o login que você fez pelo QR Code). Se o seu celular perder a conexão com a internet ou a sessão for desconectada, o sistema precisa de um novo QR Code para restabelecer a conexão.

• Controle de Eventos: Ela intercepta eventos (mensagens recebidas, mensagens enviadas, status de leitura) e os traduz para que o sistema possa agir (criar um ticket, enviar uma resposta rápida, notificar um atendente).

3. Vantagens desse Tipo de Conexão

• Baixo Custo e Acesso Rápido: Permite que empresas utilizem o WhatsApp Business ou pessoal rapidamente, sem a necessidade de um longo processo de aprovação de uma API Oficial.

• Recursos Completos: Por simular o WhatsApp Web, o sistema pode utilizar recursos como envio de mídia, stickers e mensagens formatadas sem grandes restrições.

• Centralização: Transforma um canal individual (seu celular) em um ambiente colaborativo, onde a equipe inteira pode visualizar e responder às mensagens.

Importante: Para que a conexão funcione, o seu celular deve permanecer conectado à internet, pois ele é o aparelho principal que autentica e envia as mensagens para o WhatsApp. O sistema apenas gerencia a comunicação através dessa sessão espelhada.

A conexão via leitura de QR Code baseada na tecnologia WhatsApp Web, usando bibliotecas como o whatsapp-web.js utilizam a API Oficial do WhatsApp, ela é amplamente utilizada e considerada confiável e estável dentro de um contexto específico de sistemas de atendimento.

A seguir, explicamos os motivos para essa confiabilidade e estabilidade:

1. Confiabilidade Baseada no Protocolo Oficial

• Uso de Credenciais Genuínas: O método não hackeia ou burla o WhatsApp. Ele utiliza o protocolo oficial de Aparelhos Conectados (antigo WhatsApp Web/Desktop), que é uma funcionalidade legítima fornecida pelo WhatsApp para uso em navegadores.

• End-to-End Encryption: Como a conexão é essencialmente um espelhamento do seu celular, todas as mensagens mantêm a criptografia de ponta a ponta (end-to-end encryption). Isso garante que a privacidade e a segurança das suas comunicações sejam mantidas no mesmo nível do aplicativo original.

2. Estabilidade na Gestão da Sessão

• Gerenciamento de Sessão Dedicado: Sistemas profissionais dedicados (como a plataforma em questão) investem pesadamente em tecnologia para gerenciar e manter a sessão ativa. Eles monitoram o status da conexão em tempo real e têm mecanismos para tentar reconectar automaticamente a sessão caso o link seja momentaneamente perdido.

• Armazenamento Seguro do Token: A informação que mantém a conexão ativa (o "token" da sessão) é armazenada de forma segura. Isso elimina a necessidade de você escanear o QR Code a todo momento, garantindo que o serviço permaneça operacional mesmo após reinicializações ou quedas de energia no servidor.

3. Foco na Centralização do Atendimento

• Robustez para Tráfego de Mensagens: Embora não seja desenhada para disparos em massa (o que pode levar a bloqueios), essa arquitetura é extremamente robusta para o volume de tráfego de um atendimento humanizado e centralizado. O foco é em gerenciar conversas individuais de forma organizada, o que é um uso bem tolerado pela funcionalidade do WhatsApp Web.

• Atualizações Contínuas: Desenvolvedores de sistemas que utilizam essa abordagem estão em constante monitoramento das atualizações do WhatsApp Web. Isso permite que eles ajustem a biblioteca (whatsapp-web.js ou similar) rapidamente para manter a compatibilidade e a estabilidade mesmo com mudanças no protocolo do WhatsApp.

⚠️ A Condição Crítica

A estabilidade e a confiabilidade dependem totalmente de um fator: o seu celular precisa permanecer ligado e conectado à internet.

O sistema apenas gerencia a sessão espelhada. Se o celular principal estiver offline, a conexão poderá ser perdida caso o aparelho permaneça muito tempo desconectado (dias a semanas), exigindo uma nova leitura de QR Code.