o que é, como e por que usar

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A Matriz RACI auxilia na gestão de projetos de uma empresa ou agência. Ela permite distribuir de forma clara as tarefas de cada colaborador envolvido em um serviço. 

Quando sua empresa fecha um contrato de marketing digital com um novo cliente, há um misto de euforia, animação e preocupação? 

Em geral, √© comum sentirmos a empolga√ß√£o de um novo desafio mesclada com o peso da responsabilidade de colocar um novo projeto no ar ‚ÄĒ e a Matriz RACI chega como uma ferramenta que pode ajudar a reduzir tal peso.

Gerir novos ou grandes projetos pode ser comparado ao trabalho em uma orquestra: m√ļsicos e instrumentistas t√™m habilidades diferentes e tocam instrumentos e at√© mesmo ritmos distintos, cabendo ao maestro cuidar para que o resultado final seja uma performance de tirar o f√īlego da audi√™ncia.

Na analogia, a audi√™ncia √© o cliente e os m√ļsicos s√£o os diversos colaboradores respons√°veis pelo projeto. A Matriz RACI √© a ferramenta desenvolvida para auxiliar o maestro na coordena√ß√£o de tudo, e atua em conjunto com outras solu√ß√Ķes, como um bom CRM e ferramenta de gest√£o de projetos.

Neste conte√ļdo, explicaremos melhor como funciona essa matriz, o significado de cada letra da sigla e daremos um exemplo de como cri√°-la para a sua ag√™ncia ou empresa. Continue conosco!

O que é uma matriz de responsabilidades?

Uma matriz √© uma apresenta√ß√£o organizada de dados, normalmente feita por meio de tabela, que permite melhor compreender e cruzar informa√ß√Ķes sobre determinado assunto.

Nesse sentido, a matriz de responsabilidades consiste na agrega√ß√£o de informa√ß√Ķes sobre um projeto que permite identificar o papel de cada pessoa dentro da demanda.

O que é Matriz RACI?

A Matriz Raci √© uma ferramenta de gest√£o de projetos e processos que permite especificar as fun√ß√Ķes e responsabilidades de colaboradores em uma empresa.¬†

O objetivo é assegurar uma melhor comunicação e fluxo de trabalho por toda a companhia, evitando gaps de informação entre setores diversos e reduzindo as falhas ao final de um projeto.

O que significa RACI?

As quatro letras da Matriz RACI se referem a diferentes papéis dentro de uma corporação. São eles:

  • Respons√°vel (responsible);
  • Aprovador (accountable);
  • Consultado ou Consultor (consultant);
  • Informado (informed).
infográfico com a explicação da matriz raci

Respons√°vel (Responsible)

O R se refere àquele que tem a responsabilidade pela tarefa ou entregável. Em geral, essa mesma pessoa é quem desenvolve e implementa a tarefa, como no caso de desenvolvedores, programadores e analistas.

Aprovador (Accountable)

Os aprovadores são pessoas a quem incumbem tarefas gerenciais e de liderança. Heads de times, gestores, diretores e coordenadores entram nessa categoria, pessoas responsáveis por garantir que o serviço esteja completo e adequado. 

Em geral, eles atuam em um √Ęmbito mais gerencial e pouco operacional.

Consultado ou Consultor (Consulted)

Os consultados s√£o, como o nome diz, consultores. S√£o profissionais que emitem pareceres e passam diretrizes de seguran√ßa, compliance e mesmo opini√Ķes t√©cnicas. Advogados do setor de compliance podem se encaixar nessa categoria.

Informado (Informed)

Por fim, os informados s√£o pessoas que voc√™ precisa manter a par de tudo o que ocorre na empresa. N√£o necessariamente elas prestar√£o consultoria, mas precisam ter ci√™ncia das comunica√ß√Ķes e progresso de projetos.¬†

Eles precisam de um panorama geral para entender como a tarefa pode afet√°-los, mas n√£o precisam dos detalhes.

Um exemplo √© um profissional do time de vendas em rela√ß√£o a um do time de marketing.¬†O profissional de vendas pode ser considerado um informado em rela√ß√£o ao de marketing, no sentido de que precisa saber o panorama das a√ß√Ķes de marketing que est√£o levando clientes, mas n√£o precisa dos detalhes para conseguir fechar uma venda.

Quais as varia√ß√Ķes da matriz RACI?

A variação mais comum da Matriz RACI é a RASCI. Nela, acrescenta-se o colaborador com papel de suporte, alguém que auxilia na implementação de uma tarefa.

Al√©m dela, outras varia√ß√Ķes conhecidas s√£o:

  • PACSI: entra a figura do Performador, que faz basicamente o mesmo que o Respons√°vel, a do Controlador, que atua na fun√ß√£o de revisar o entreg√°vel, e a de algu√©m que d√° sugest√Ķes, fun√ß√£o similar √† do Consultor;
  • RACIQ: nessa matriz temos a figura de um profissional respons√°vel por garantir a qualidade da entrega;
  • DACI: aqui, temos, de diferente, a presen√ßa do Driver, ou Dirigente, que direciona os demais membros do projeto, o Aprovador e o Contribuidor. As fun√ß√Ķes dos dois √ļltimos s√£o similares √†s do Respons√°vel e do Aprovador.

A verdade √© que a varia√ß√£o deve ser considerada para se encaixar melhor as nuances de sua ag√™ncia, mas a Matriz RACI, em sua forma pura, j√° √© excelente como ponto de partida para organizar as fun√ß√Ķes de cada colaborador.

Para que serve a Matriz RACI?

Como explicamos, a Matriz RACI permite definir exatamente quais as fun√ß√Ķes de cada pessoa envolvida em um servi√ßo. Ela ajuda organiza√ß√Ķes a dividir melhor as tarefas de projetos com muita complexidade ou que contam com muitos entreg√°veis.¬†

Assim, o gestor da demanda consegue identificar a quem procurar em caso de eventuais problemas e d√ļvidas, bem como manter maior controle sobre o progresso geral e detalhado das tarefas.

Quais os benefícios da Matriz RACI?

A matriz de responsabilidade permite clarificar os papéis de cada membro de uma equipe. Isso contribui para eliminar falhas de comunicação e mitigar riscos de erros.

Nesse sentido, outras grandes vantagens s√£o:

  • Reduz a confus√£o entre os membros de um time;
  • Facilita o acompanhamento do progresso de um projeto;
  • Ajuda a identificar os respons√°veis por eventuais gargalos;
  • Possibilita a indica√ß√£o do profissional certo para sanar d√ļvidas em rela√ß√£o a cada entreg√°vel;
  • Garante transi√ß√Ķes mais f√°ceis entre fases do projeto.

Como cada colaborador sabe exatamente a pr√≥pria fun√ß√£o, consegue execut√°-la com mais precis√£o e sem tantas d√ļvidas ou impedimentos. Caso haja alguma tarefa pendente, tamb√©m fica mais f√°cil para o gestor do projeto ir atr√°s da pessoa certa para entreg√°-la.

Como criar uma Matriz RACI?

Para criar uma matriz RACI, comece fazendo uma tabela. Na primeira linha, em cada coluna, anote cada cargo envolvido no projeto a ser desenvolvido. J√° em cada linha da primeira coluna, registre cada tarefa a ser entregue para a conclus√£o do projeto.

Vamos supor que voc√™ √© uma ag√™ncia de marketing digital e recebeu um novo cliente. √Č hora de definir internamente as etapas para entregar a ele uma auditoria e plano de a√ß√£o, bem como as execu√ß√Ķes iniciais.¬†

Atenção: sabemos que um planejamento efetivo de marketing é mais complexo do que o que apresentaremos no exemplo, que serve para fins ilustrativos.

Defina os envolvidos no projeto e as principais tarefas iniciais

Mapeie cada cargo e função envolvidos em um novo projeto. Isso pode variar conforme o escopo: o cliente não contratou tráfego pago? Então não há motivos para envolver seu gestor de tráfego. 

Por outro lado, se o serviço de gestão de redes sociais está no contrato, o social media se torna imprescindível.

Liste as tarefas

Defina cada tarefa necessária para chegar ao primeiro entregável ao cliente. Você combinou de entregar um relatório após o primeiro mês? 

Ent√£o registre tudo que dever√° ser relatado: cada ponto deve ser uma tarefa a parte que ser√° delegada ao profissional adequado.

Identifique o nível de responsabilidade de cada colaborador

Depois, identifique o nível de responsabilidade de cada colaborador perante cada entregável. Em alguns casos, eles podem ser apenas informados, porque precisam ter ciência do andamento sem, de fato, atuar na task. Em outros, atuam diretamente na parte operacional.

Nesse caso, suponha que cabe ao analista de marketing definir a estratégia de comunicação e depois delegar aos demais profissionais suas tarefas. Ele entrará como o responsável por executar a definição de posicionamento de mercado e persona e pela criação de um plano de marketing. 

Já a criação de site otimizado ficará apenas sob sua supervisão como aprovador, pois a execução caberá ao desenvolvedor, com orientação do analista de SEO.

Finalize e verifique as entregas

Quando tudo for finalizado, é hora de verificar cada entrega, identificar gargalos, falhas e pontos a melhorar. Isso permite entender as áreas da matriz que devem ser aperfeiçoadas e aquelas que funcionaram perfeitamente. 

Ajuste-a para as próximas etapas do projeto e utilize a versão otimizada quando entrar um novo cliente.

infogr√°fico com template da matriz RACI

Com a matriz RACI, você consegue acompanhar de perto a performance e o desenvolvimento dos projetos de cada cliente da sua agência. 

Mas sabemos que isso n√£o √© suficiente para garantir uma boa carteira de clientes. Por isso, veja como tra√ßar uma estrat√©gia completa de Marketing de Conte√ļdo!
 

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